Как правильно выбрать систему для автоматизации финансов и бухгалтерского учета

Как правильно выбрать систему для автоматизации финансов и бухгалтерского учета

Психологи утверждают, что необходимость выбора — одно из самых сложных испытаний для человека. И в качестве основной проблемы указывают недостаточность информации, имеющейся в распоряжении у выбирающего. Тем не менее, сегодня на слуху несколько популярных брэндов, предлагающих полностью решить проблемы автоматизации бизнеса.

Свойства эффективной информационной системы

Независимо от типа выбираемой информационной системы и примененных технических решений можно выделить четыре общих свойства информационной системы, которые в конечном итоге определяют ее эффективность. Это контроль, совместимость, гибкость, приемлемое соотношение стоимости и функциональности. Всем эти требованиям соответствует программа для ведения бухгалтерии Инфо-Предприятие.

1. Контроль. Менеджмент компании должен быть уверен, что все операции в информационной системе при необходимости могут быть проконтролированы, и что ему доступно управление всеми процессами. Система должна в полной мере обладать функцией внутреннего контроля для авторизации всех транзакций, обеспечивать разделение доступа разных категорий пользователей к ресурсам системы, прежде всего, в целях сохранности активов. Например, процедура формирования платежных документов или разрешений на отпуск товара должна быть надежно ограждена от злоупотреблений при неавторизованных операциях.

Возможность осуществления контроля с помощью информационной системы выражается и в том, что система должна обеспечить менеджеров информацией о важных и критических событиях — наступлении сроков платежей, превышении лимитов финансирования и т. д.

2. Совместимость. Совместимая система работает единообразно для всего бизнеса: для всех процессов и всего персонала в рамках всей организационной структуры. Диверсифицированный бизнес должен иметь возможность без особого труда подвести консолидированные итоги. Если компания включает в себя региональную сеть филиалов, то совместимость обеспечивает единообразие процессов, операций, информационных структур, форм и функций вне зависимости от удаленности филиала от головного офиса.

Совместимая система также обеспечивает для менеджеров такую важную возможность, как оперативный доступ к информации и операциям на значительном удалении от них.

3. Гибкость. Успешный бизнес всегда эволюционирует. Особенно это заметно в динамично развивающихся и растущих компаниях. Бизнес-процессы могут изменяться или совершенствоваться прямо на глазах, за год могут трижды поменяться схемы движения товаров, появиться новые продукты, сместиться приоритеты поставщиков и потребителей. Изменения в бизнесе безусловно находят отражение и в информационной системе.

Хорошо спроектированная информационная система должна гибко подстраиваться к новым требованиям без необходимости полного перепроектирования.

4. Приемлемое соотношение стоимости и функциональности. Достижение контроля, совместимости и гибкости требует определенных расходов. Однако не хотелось бы, чтобы значительная часть средств компании уходила на поддержку и развитие информационных технологий. Поэтому рациональным является подход, когда информационная система оценивается с точки зрения получения максимума полезных функций при наименьшей стоимости.